La déduction des frais professionnels en Allemagne : mode d'emploi

Les frais de déplacement domicile-travail

En Allemagne, vous pouvez déduire les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail habituel (Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte) à hauteur de 0,30 € par kilomètre et par jour de travail = Entfernungspauschale - Kilometerpauschale 30 Cent pro Kilometer für den Weg zur Arbeit .

La distance prise en compte est la distance la plus courte entre votre domicile et votre lieu de travail, et ce arrondie au kilomètre vers le bas. À la différence de la France, vous ne pouvez faire valoir qu’un aller (et non un aller-retour) par jour de travail.

Exemple : Un salarié dont la distance entre domicile et lieu de travail est de 21 km, peut déduire 21 x 0,30 € x 230 jours de travail = 1 449 € par an.

Cette formule (0,30 € x km x jours de travail) est valable quel que soit le moyen de transport utilisé : voiture propre, transport en commun, à pied, à vélo… Cette déduction forfaitaire est limitée à 4 500 € par an. Si vos frais de déplacement restent en dessous de ce montant, vous n’avez pas besoin de fournir de justificatifs.

Dans certains cas (notamment domicile très éloigné du lieu de travail), les frais réels engagés peuvent être déduits lorsqu’ils dépassent la limite de 4.500 €. Dans ce cas, il est recommandé au salarié de conserver tous les justificatifs.

Les frais de double-résidence

Si, pour des raisons professionnelles, vous entretenez deux domiciles distincts, vous pouvez déduire les dépenses supplémentaires en résultant dans les conditions et les limites suivantes (double-résidence / Doppelte Haushaltsführung) :

Conditions de déductibilité des frais de double-résidence

Vous pouvez bénéficier de la déduction des frais de double-résidence, si les trois conditions suivantes sont remplies :

1. Avoir un domicile en dehors de son lieu de travail. Pour un couple marié, il s’agit du domicile familial.

2. Avoir un second domicile au lieu de son travail : un appartement dont vous êtes propriétaire, un appartement en location, une chambre d’hôtel ou même une chambre d’hôtes.

3. La double-résidence doit être motivée par des raisons professionnelles : les raisons professionnelles sont avérées, si vous utilisez lesecond domicile pour vous rendre sur votre lieu de travail. Une déduction des frais de double-résidence peut même être admise, si vous déménagez avec votre famille et vous éloignez pour des raisons privées de votre lieu de travail, mais que vous gardez votre ancien domicile pour vous y rendre.

Frais déductibles de double-résidence

Une fois la double-résidence prouvée, voici les frais que vous pouvez déduire :

- frais de déplacement
- frais de nourriture : pendant les 3 premiers mois selon forfait
- frais de logement pour le second domicile : loyer, charges, parking, frais d’équipement
- frais de déménagement : montant réel avec justificatifs

Attention : Les travailleurs frontaliers ont un régime fiscal réglé par la convention fiscale conclue entre la France et l’Allemagne.

Les frais pour voyages d’affaires

Les voyages d’affaires sont lesvoyages entrepris par le salarié qui, pour des raisons professionnelles, doit se rendre à un endroit autre que son lieu de travail habituel.

Si votre employeur ne prend pas en charge les frais occasionnés par le voyage professionnel, vous pourrez sous certaines conditions déduire les frais de déplacement, de nourriture, d’hébergement et les frais annexes (Reisekosten.

Les frais de déplacement

Les frais de déplacement (train, avion, voiture) sont déductibles à hauteur de leur montant réel sur justificatif (billets d’avion, de train…).

Les frais de nourriture

Pour les frais de nourriture, il existe des montants forfaitaires en fonction de la durée d’absence. La déduction des frais de nourriture est limitée aux trois premiers mois consécutifs passés au même endroit.

Les frais d’hébergement

Les frais d’hébergement (frais d’hôtel) sont déductibles à hauteur de leur montant réel sur justificatif.

Les frais annexes

Les frais annexes (frais de consigne, frais de parking, pourboires versés au personnel de l’hôtel, frais de télécommunication professionnelle/ avec la famille, si le voyage dure plus d’une semaine) sont déductibles pour leur montant réel sur justificatif.

Attention : Vous avez une obligation de documentation. C’est-à-dire qu’il vous revient de documenter le caractère professionnel du voyage, la durée et la distance du trajet. Pour ce faire, vous pouvez tenir un carnet de route (Fahrtenbuch), et surtout n’oubliez jamais de bien conserver les justificatifs.

Les frais de bureau (Home-Office)

Vous travaillez non seulement sur votre lieu de travail, c’est-à-dire en dehors de votre domicile, mais vous vous chargez d’une partie de vos missions depuis chez vous et avez à cet effet aménagé une pièce qui est destinée à votre activité professionnelle ?

Sachez que dans ce cas, vous pouvez sous certaines conditions et dans certaines limites, déduire les frais afférents à ce bureau (bureau Home-Office / Arbeitszimmer).

Conditions de déductibilité

Pour pouvoir déduire vos frais, le bureau doit :

- être une pièce fermée au sein de votre habitation.
- être utilisé exclusivement à des fins professionnelles.

Déduction intégrale & déduction limitée à 1.250 € par an

- Les frais sont déductibles intégralement lorsque vous y exercez l’essentiel de votre activité professionnelle.
- Les frais de bureau sont déductibles dans la limite de 1.250 € par an, lorsque vous êtes obligé d’accomplir certaines tâches professionnelles chez vous, car vous nedisposez pas d’un bureau chez votre employeur.
- Dans tous les autres cas, les frais de Home-Office ne sont pas déductibles.

Les frais déductibles

Sachez qu’ils sont calculés en fonction du rapport entre la superficie du bureau et la superficie totale de votre habitation :

- loyers ou quote-part des frais d’acquisition de la maison (frais de financement, amortissements du prix d’achat, etc.)
- électricité, chauffage, eau, entretien,ramassage des ordures, etc.
- frais de réparation, de rénovation
- frais d’assurance
- frais pour l’agencement du bureau (ex. : achat de tapis, de rideaux ou de lampes…)

Bon à savoir : Pour ce qui est de votre ordinateur, bureau, chaise de bureau, papier, imprimante, etc. on les comptera parmi les frais de matériel professionnel (Arbeitsmittel).

Les frais professionnels divers

En principe, tous les frais engagés pour votre activité professionnelle en Allemagne peuvent être déduits de vos impôts, sauf bien sûr, s’ils sont exclus par la loi.

Voici quelques exemples de frais déductibles :

- Les frais de formation continue : inscription, déplacement.
- Les frais engagés pour payer les honoraires d’un conseiller fiscal (Steuerberater) ou d’un avocat spécialisé en droit fiscal (Fachanwalt für Steuerrecht).
- Les frais de matériel professionnel (Arbeitsmittel (Computer & Co. von der Steuer absetzen) nécessaire à l’exercice de votre activité professionnelle. (Par ex. : table et chaise de bureau, logiciel informatique, ordinateur, livres, revues professionnelles, etc.).
- Les frais de déménagement engagés en vue de laprise de poste en Allemagne (recherche d’appartement, transport des biens, voyage).
- Les frais de cotisation à des associations professionnelles (Berufsverbände - Berufsverbände und wie können die Beiträge geltend gemacht werden).
- Les frais d’assurance professionnelle (Berufshaftpflichtversicherung/i>) ou d’assurance de protection juridique pour le droit du travail (Rechtsschutzversicherung für Arbeitsrecht).
- Les frais de télécommunication (téléphone, Internet).
- Les frais bancaires : déduction forfaitaire de 16 euros par an.

Pour plus de détails sur la déclaration d’impôt en Allemagne :

- L’impôt sur le salaire en Allemagne (Lohnsteuer)
- Le système d’imposition en Allemagne
- Le remboursement des frais de déplacement en Allemagne

Thomas Desray
Conseiller financier en Allemagne
Französischer Vermögensberater in Deutschland
Tel : +49 (0)174 696 11 69
e-Mail : thdesray@gmail.com